En este mes de Junio, las personas físicas sujetas al IRPF y en el próximo mes de Julio las personas jurídicas o no jurídicas sujetas al Impuesto de sociedades, se hacen siempre la misma pregunta:

¿Ahora que ya hemos liquidado el año anterior, cuánto tiempo debo guardar las facturas, justificantes y demás documentos?

La respuesta la encontramos en varios sitios: según  el código de comercio “ los empresarios conservaran los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, durante seis años a partir del último asiento de los libros”; así como en la  ley general de tributos, ley del IVA, ley del IS, ley del IRPF en las cuales hacen mención al plazo de prescripción del impuesto, que siempre se relaciona con el periodo en el que nos pueden requerir y comprobar documentación e imponer sanciones derivadas de infracciones .

Lo normal es que el plazo de preinscripción sea de 4 años desde que se cometieron las infracciones, por este motivo se suele decir que la documentación y papeles solo se guarden 4 años, pero vamos a ver que no siempre es así.

Primero vamos a ver como contar los años con un ejemplo:

Estamos a 6 de junio de 2017, se supone que 4 años seria del 2013 al 2016, pero no porque hay que ver cuando finaliza el ejercicio fiscal y contar los 4 años:

La liquidación del ejercicio 2016 para las personas físicas, finaliza el próximo 30 de junio de 2017, por lo que a fecha de hoy, podrían comprobar  2012 al 2015 y de igual forma para las sociedades que su ejercicio 2016 coincida con el año natural, cuyo  liquidación termina el 25 de julio de 2017.

Segundo vamos a comentar porque no son 4 años estrictamente:

Hay datos utilizados en el cálculo de la base imponible de  nuestra liquidación de IRPF o IS, que pueden venir por hechos realizados mucho más de 4 años atrás (en periodos prescritos) y que pueden ser objetos de comprobación  y de requerimiento de aportación de los justificantes, recibos, contratos o facturas que los soporten.

Un ejemplo de este caso entre otros seria:

• Facturas de maquinaria, vehículos, instalaciones, reformas  que se continúan amortizando  más de 4 años
• Toda la documentación referente a los gastos de notaría, registro, impuestos, inmobiliaria etc., necesarios para justificar el valor de compra de un inmueble para obtener la ganancia o pérdida, en una venta o donación.
• Compra de acciones
• Contratos de alquiler
• Contratos de préstamo, leasing

Como conclusión, sería aconsejable, clasificar en varios archivos la documentación generada en nuestro día a día, diferenciando, documentos que sean utilizados para calcular la base de  nuestra declaración en un ejercicio en concreto (facturas recibidas y emitidas por compras/ ventas de bienes o servicios, recibos, tickets, seguros, nominas, etc.), de los documentos que justifiquen cálculos de la base en declaraciones futuras (contratos de alquiler, leasing, facturas de compra de vehículos, maquinas, ordenadores…, escrituras de compraventa y gastos asociados, factura de reformas, instalaciones, compra de acciones etc..).